Come rendere efficace lo smart working

In questo difficile momento molte aziende e lavoratori hanno la necessità di capire come rendere efficace lo smart working, vediamo qualche consiglio pratico.

A casi estremi estremo rimedio

E’ proprio così, la società italiana è stata sconvolta dal corona virus ed è proprio questa la causa che ha fatto decollare il numero di rapporti di smart working.

Diciamolo chiaramente, questa tipologia contrattuale non sarebbe mai stata possibile in un momento “normale”.

La società italiana non è pronta, lo smart working viene ancora visto come una sorta di welfare, un premio, in taluni casi come una vacanza.

Quindi a casi estremi estremo rimedio, molti titolari hanno concesso lo smart working perchè non avevano altre alternative valide.

Essere in smart working vuole dire cambiare modo di lavoro, i tempi spesso anche gli strumenti.

E’ un cambiamento importante che necessita di tempo, occorre una sedimentazione delle idee e dei progetti, serve una bussola per non disorientarsi.Vediamo come è possibile sopravvivere allo smart working.

Usa il giusto approccio e ordina le tue idee

E’ una questione di testa, sei a casa e devi lavorare, da dove inizio?

E’ la parte più delicata per capire come rendere efficace lo smart working, non sei con i tuoi colleghi e ti manca la praticità dell’ufficio.

Come rendere efficace lo smart working

Cerca di organizzare bene la tua giornata ed il tuo nuovo spazio di lavoro, proprio come faresti nel tuo ufficio.

Quindi ordina le idee ed il tuo spazio di lavoro, se hai la possibilità (non è facile) evita le distrazioni e tieni lontano i tuoi figli.

Anche io ho un bambino di 4 anni e sono in smart working, non è una cosa facile ma con qualche trucchetto anche i bambini possono capire che sei a casa a lavorare.

Altra cosa importante: fai una lista delle cose urgenti, urgentissime! Parti da quelle, non le puoi rimandare e mettiti subito all’opera

Sei a casa ma ricordati sempre che devi raggiungere i tuoi obiettivi e se hai delle scadenze o delle priorità concentrati su quelle.

Elenca poi una serie di altre attività, magari dividendole in veloci e più complesse.

Evita le distrazioni, sei a casa ma non puoi concederti distrazioni tipo televisione o passeggiata verso il frigorifero.

Faresti bene a dividere il tuo tempo in task di 25 minuti con 5 minuti di pausa, la famosa tecnica del pomodoro.

Si chiama proprio così, 25 minuti di super concentrazione e 5 minuti di svago per il tuo cervello e le tue gambe, vedrai come migliorerà la tua produttività.

Lavora in team, non sei solo

Controlla il tuo lavoro, se hai dei colleghi resta in contatto con il tuo team, questo ti aiuterà a tenere ordinate le tue idee e a verificarne gli avanzamenti.

Anche se sei a casa non perdere la buona abitudine del confronto, soprattutto se fai parte di un team di lavoro.

Potrebbe essere utile un calendario condiviso, oppure degli strumenti tipo Zoom per la gestione di videochiamate di gruppo o webinar formativi.

Come rendere efficace lo smart working

Non ti alienare dal mondo, resta attaccato alla tua routine fatta anche di email e di chiamate al tuo team di lavoro, questo ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.

Le relazioni sociali quindi sono parte integrante dello smart working, soli a casa ma sempre in contatto con il nostro micro cosmo lavorativo.

Vedere ad esempio i colleghi grazie alle video chiamate è uno stimolo a non perdere il contatto con il quotidiano, una sorta di condivisione dell’esperienza.

Benessere fisico

Le nostre case spesso non hanno la strumentazione di un ufficio, ad esempio pochi hanno una sedia adatta per lavorare da pc.

State attenti alla schiena, a come vi sedete e alla vostra postura, dopo due/tre giorni rischiate di rimanere bloccati!

Stesso discorso per la luce, molte case hanno lampade alogene non adatte agli schermi e per questo ponete attenzione anche ai vostri occhi.

Io ad esempio lavoro in piedi, ho messo il mio pc su una bella mensola ed evito da stare seduto su una sedia parecchiio scomoda.

Il risultato? Nessun mal di schiena e le mie 8 ore giornaliere trascorrono senza problemi.

Questo momento di quarantena ci obbliga a stare a casa, per questo se potete fate una passeggiata in casa ogni tanto, giusto per non diventare delle mummie!

Io ho scaricato Fitify, un’app per fare gli esercizi fisici da casa, un utile tutorial per chi come me era abituato a correre tutti i giorni e chiuso in casa si sente un po’ in prigione.

Mensa sana in corpore sano, non lo dimenticate, quindi stanza ben illuminata ed areata, il vostro umore migliorerà.

Controlla l’orologio

L’ho scritto anche prima, lavorare da casa potrebbe in qualche modo farti perdere la percezione dell’orario.

Verifica i tuoi tempi e soprattutto controlla l’ora, se hai qualcosa in programma potresti dimenticarlo, metti degli alert e non rischiare di perdere la call giornaliera di gruppo.

Ricordati che sei a lavorare e quindi sei reperibile durante il tuo orario di lavoro, per questo verifica sempre che ore sono prima di fare altro.

Soprattutto la pausa pranza potrebbe “dilatarsi”, fatti trovare pronto nel pomeriggio, anche in questo caso ti consiglio una bella sveglia per non ritardare il tuo rientro pomeridiano.

Programma il tuo rientro

Quando terminerà questa emergenza causata dal corona virus, sono certo che oltre il 90% dello smart working sarà interotto e torneremo al nostro lavoro dall’ufficio.

Per questo programma il tuo rientro in ufficio, aiutati con un elenco delle cose che dovrai fare nei primi giorni del tuo rientro, quello che non sei riuscito a fare da casa.

Ad esempio potrebbero essere delle stampe, oppure delle chiamate,oppure un incontro con un cliente/fornitore, andare in banca per alcuni movimenti e coì via.

Come rendere efficace lo smart working

Il rientro al lavoro non è scontato, ci saranno molti licenziamenti e molte riduzioni di personale, è ovvio.

Ma se sarai tra i fortunati che avranno conservato il lavoro fatti trovare pronto, sono certo che sarai sommerso di arretrati e riprendere la vita normale non sarà assolutamente semplice.

Digitalizzare l’azienda

Breve appunto se sei un titolare di azienda, approfitta di questo momento per favorire i processi di digitalizzazione dell’azienda

E’ un processo che potrebbe coinvolgere il management e tutto il personale, sfrutta questo momento per rivedere i tuoi processi e le tue procedure.

Potrebbe essere l’occasione per migliorare qualcosa grazie agli strumenti digitali.

Scegli degli obiettivi da raggiungere a breve, cerca gli strumenti necessari e fai un piano di lavoro per farti trovare pronto quando tutto sarà passato.

Se sei riuscito a capire come rendere efficace lo smart working forse hai capito come rendere efficace la tua azienda.

Leave a Reply