La pandemia ha cambiato le nostre abitudini e ci ha obbligato a cambiare il nostro modo di lavorare. Guardiamo i vantaggi del digital workplace e perchè dovrebbe essere realizzato dalle aziende

Cloud e spazi fisici

L’introduzione del cloud ha rivoluzionato il modo di lavorare permettendo la condivisione di file e l’accesso dall’esterno.

Questo cambiamento ha influito anche nella organizzazione degli spazi fisici ed anche la metodologia collaborativa di un team di lavoro.

Nelle aziende tecnologiche sta scomparendo il posto individuale sostituito dal coworking e da ambienti destinati al networking.

Questo permette di ridurre al minimo i costi, l’inefficienza e ottimizza l’utilizzo degli spazi fisici.

Inoltre il livello tecnologico dei nostri collaboratori è aumentato negli ultimi anni e la pandemia ha contribuito ad accrescere, per necessità, questo bagaglio tecnologico.

I vantaggi del digital workplace per le aziende sono molti ad iniziare dalla progettazione dei nuovi spazi fisici.

Attraverso i digital workplace si migliora il processo comunicativo e partecipativo grazie ad alcuni strumenti tecnologici che supportano l’attività negli spazi di lavoro fisici.

Grazie al cloud ed ai vari CRM è possibile progettare e organizzare postazioni condivise ed ambienti di lavoro ridotti.

Sono nati i mobile worker, ovvero professionisti abituati a lavorare con app ed i CRM che operano in un ambiente di lavoro virtuale e non fisico.

E’ imporante quindi capire chi sei e misurare la tua produttività e non quando ti presenti in ufficio e se rispetti l’orario di ingresso.

Un paradigma che in Italia suona strano, ma il processo è irreversibile e le aziende dovrebbero analizzare i benefici di questo nuovo modo di lavorare.

Always on aumenta la produttività?

Le app, i CRM, i tablet e gli altri strumenti permettono di essere sempre attivi e produttivi.

Ma la produttività aumenta?

Io direi di sì, pur nel rispetto delle proprie esigenze personali e familiari, direi che questo approccio, se gestito bene, produce in aumento della produttività.

Anche perche tra i vantaggi del digital workplace non va dimenticata la collabozione tra più persone.

Questi strumenti permettono infatti di gestire in modo collaborativo alcuni processi, anche democraticamente, rendendo partecipi diversi attori del team.

Essere coinvolti in qualcosa di concreto responsabilizza i nostri collaboratori, li rende parte attiva di un processo decisionale, li gratifica.

Attraverso questi strumenti si velocizza la circolazione delle idee e delle buone pratiche, oltre che delle informazioni, ad esempio delle procedure di qualità interne.

I vantaggi del real time

Fino a poco tempo fa si lavorava in maniera asincrona oppure raramente ci si incontrava in riunioni per un brain storming.

Tra i vantaggi del digital workplace citerei il lavoro in real time, attraverso gruppi di lavoro virtuali e la condivisione di bacheche virtuali a disposizione del team.

Questo grazie a spazi virtuali protetti, con livello di accesso calibrato per i sogni bisogni, dove caricare e scambiarsi in tempo reale e informazioni e files.

Servono strumenti ben progettati ma il beneficio è enorme.

Pensiamo ai nostri collaboratori che operano in sedi distaccate, con questi strumenti è possibile renderli partecipi ed informarli in tempo reale, coinvolgendoli attivamente.

Tecnologie e trend del digital workplace

Abbiamo già parlato di cloud ovvero di server virtuali in grado di archiviare e gestire dati di ogni tipo rendendoli accessibili anche dall’esterno.

Esistono poi le bacheche virtuali come Trello per gestire lavoro di gruppo ed analizzare le varie fasi del processo.

Citerei anche strumenti come Mentimer per sottoporre al team dei questionari di valutazione e renderli partecipi ad una scelta.

Un altro aspetto da tenere in considerazione è la virtualizzazione del desktop ovvero permettere dall’esterno l’accesso al pc dell’ufficio.

Negli ultimi anni l’intelligenza artificiale è stata applicata in molti ambiti e anche per la gestione del personale può avere i suoi benefici.

Permette ad esempio di analizzare la produttività e gestire meglio i carichi di lavoro, capire in quale fascia oraria si è più produttivi e personalizzare quindi il lavoro di ogni nostro collaboratore.

Cosa deve avere un digital workplace

Serve progettazione e una visione completa dei processi aziendali per progettare un efficiente digital workplace.

L’obiettivo è quello di facilitare i processi, renderli condivisibili e trasparenti e facilmente modificabili.

Un ambiente di lavoro digitale deve necessariamente avere alcune caratteristiche

• deve essere semplice e trasparente
• partecipativo
• mobile e responsive
• sottoposto a revisione e miglioramento

Mi soffermo sull’ultimo punto perchè il miglioramento di un digital workplace deve essere continuo.

Da una parte dobbiamo analizzare i feed back dei nostri collaboratori e dall’altra intercettare i miglioramenti tecnologici disponibili per rendere migliore il nostro spazio virtuale.

Ma quali sono i vantaggi?

Li ho già un po’ anticipati ma vediamo di elencare quali sono i vantaggi del digital workplace

• migliora il processo partecipativo del team
• riduzione dei costi di struttura
• procedure sempre disponibili
• migliore flusso informativo
• aumenta la produttività del team
• rende più attraente l’azienda verso il mercato

Questo ultimo aspetto deve essere tenuto in considerazione.

Un’azienda agile che ha attivato processi di digital workspace potrebbe risultare più attraente per i nuovi collaboratori e per il mercato in generale.

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